Elementos necesarios para crear la base de datos.
Conceptos Básicos:
Una base de datos se compone de una o más tablas.
Una tabla es una colección de datos
Organizados en filas y columnas. La apariencia de
Access es similar a la de una hoja de Cálculo. Se organizan
los datos en columnas, también denominadas campos, que Almacenan un tipo específico de información o tipo
de datos. En la parte superior de cada Columna, la primera
celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia
Termino lógica es que lo que en Excel se denomina
fila, es un registro en
Access se almacena los datos en tablas que parecen
hojas de cálculo pero que están Diseñadas para realizar consultas complejas sobre
los datos almacenados en otras tablas y Ubicaciones, e incluso en campos de otras tablas.
Creación de la base de datos:
Para crear la base de datos se abre el programa
Microsoft Access. En el Menú principal se Elige la opción “Nuevo”
y del menú que se despliega a la derecha de la pantalla la opción
De “base de datos en
blanco”. Una vez ahí el programa solicita dar un nombre a la base de datos.
LOS ELEMENTOS DE LAS BASES DE DATOS:
Asistente para la base de datos.- Haciendo clic
sobre el icono con la "varita mágica"
se abre una ventana donde aparecen diversos modelos de asistentes, entre los
cuales existe la posibilidad de escoger el que más le interese (por ejemplo,
"Inventario doméstico"). Es el programa quien realiza automáticamente
todas las estructuras necesarias tales como las tablas, máscaras, consultas, entre otros . Los asistentes pueden utilizarse también como punto de partida para su
diseño principal e integrarlo después en otras tablas, consultas. Es en
realidad, un pequeño programa que coloca unas preguntas en sucesión a las
cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.
Base de datos en blanco: Seleccionado
esta opción tras abrir el programa se nos pregunta dónde deseamos guardar la
base de datos y con qué nombre. Tras esto, debe hacer clic sobre Crear y se
abrirá la ventana Data base, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan
la estructura de Access:
Vemos qué significan:
-Tablas: son el
"corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica
formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz
de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.
-Consultas (Query): son
"herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos
que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.
-Máscaras o formularios:
permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y
en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el
programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción
de los datos.
-Report o informes:
recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o
análisis, facilitando la individualización de los datos más importantes.
-Macros: automatizan
las funciones de la base de datos
-Módulos: registran de
Access Basic (programación).
Las tablas, informes, formularios y consultas
aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas
representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactuan con
los datos indicados en las tablas.
¿Cómo crear una base de datos?
Es muy sencillo. Simplemente tengo que ir al menú
herramientas, y desde ahí llevar el cursor hasta Fuentes de Bases de Datos.
Nos aparecerá un cuadro de diálogo, y entonces,
para crear una nueva base de datos, pulso sobre Nueva Fuente, escribo el nombre
de la fuente nueva, y posteriormente selecciono como tipo de base de datos dé base.
En el campo de más abajo, debo indicar la ruta del directorio (carpeta), es
decir dónde va a estar situado el fichero. Previamente, lo he tenido que crear
desde la consola de comandos con mkdir base datos, en caso de que deseara una
carpeta llamada base datos.
Una vez que ya se ha creado, puedo empezar a
trabajar con él. Por ejemplo, lo primero que se suele hacer es añadir una
tabla.
Open Office en su versión 3.0 permite tanto crear
bases de datos .odb que utilizan el motor HSQL como conectar con una base de
datos existente de otro fabricante como son Access, MySQL, Oracle, Postgresql, etc.
a través de un controlador ODBC, OLEDB, ADO, JDBC, etc.
COMO AÑADIR UNA TABLA:
Vamos a añadir una tabla, para ello me voy a la
ficha Tablas y me voy al botón Nuevo Diseño de Tabla.
Nos aparece en pantalla el entorno de trabajo de
Creación de Nueva Tabla. En dicho entorno, en la parte inferior se sitúan las
propiedades de los campos, y en la zona de trabajo, vemos tres columnas: la
primera para el nombre del campo, la siguiente para el tipo y por último, la
descripción.
Dentro de la columna Nombre del campo, escribiremos
su nombre. En el tipo, caben distinguir cuatro tipos fundamentales: Booleano
(si/no), Decimal (numérico), Texto y Fecha. La columna descripción simplemente
sirve para describir el campo. Es un entorno muy similar al de Access, sólo que
es mucho más sencillo.
Una vez que ya está definida la tabla, tenemos que
guardarla. Para ello pulsamos sobre el botón Guardar de la barra de funciones,
y nos aparece una ventana de diálogo solicitándonos el nombre con el que
queremos guardar dicha tabla.
